¿Qué es la mejora continua en el sector industrial?

En la actualidad, no basta con aprender las cosas una vez, sino que es necesario ir perfeccionando las técnicas, buscar siempre nuevos conocimientos, para mejorar cada vez más, aspirar a la perfección.

Este concepto resulta aplicable a cualquier área, pero es cierto que cobra especial relevancia cuando hablamos del sector industrial. Ya que aquí se llevan a cabo procesos muy delicados, largos y que la mínima falla puede significar una pérdida importante en la productividad.

Para ello es de suma importancia una correcta implementación del proceso de mejora continua.

Es por ello que, en este artículo te explicaremos qué es, cuáles son sus bases, sus características y cómo puede mejorar los procesos de toda tu industria.

¿Qué es la mejora continua?

Entonces, ¿cuál es el concepto de mejora continua? Dicho de forma sencilla: es el esfuerzo constante de una empresa —de cualquier tipo— por alcanzar la perfección en todos los aspectos de su organización.

Esto quiere decir que se busca reducir todos los costos, mejorar los tiempos de producción, aumentar la seguridad de la planta, implementar —o incluso desarrollar— nuevas tecnologías, optimizar tanto los recursos humanos como los recursos materiales, la acción correctiva a tiempo, entre muchas otras cosas.

También se busca cumplir con las principales normas internacionales, tal como la norma ISO 9001, que se basa en la gestión de los procesos para alcanzar la máxima calidad.

Imagen descriptiva de engranes

La clave de la mejora continua no recae en hacerlo en una única ocasión o por temporadas, sino en adaptar una filosofía en la que se busque mejorar todos los días.

Para poder aplicar la mejora continua es necesario hacer un análisis exhaustivo de cada uno de los procesos de la industria, para poder determinar sus áreas de oportunidad y trazar un plan en el que se implementen todas las mejoras.

Requisitos de la mejora continua

Cualquier empresa puede aplicar la mejora continua, sin embargo, para ello debe comprometerse con el proceso.

Algunos de dichos requisitos son los siguientes:

•    Hacer un compromiso a largo plazo: La mejora continua —como su nombre lo indica— es algo que no termina, por lo que es necesario que la empresa asuma la responsabilidad de mantener dichos esfuerzos y convertirlos en rutina.

•    Involucrar a todo el personal: Esta tarea no es asunto de una sola persona o departamento, sino que toda la organización deberá de adoptar la nueva filosofía y aportar en sus respectivas áreas.

•    Documentar todo el proceso: El proceso original para cambiar a una metodología de mejora continua debe ser documentado, con la finalidad de tener una referencia para futuros cambios y para nuevos integrantes del equipo de trabajo.

•    Realizar evaluaciones y mantener el feedback: Una vez que se han dispuesto los estándares de la industria se deben realizar evaluaciones constantes, para mejorar —o por lo menos mantener— la gestión de calidad de los procesos.

¿Qué es el ciclo de Deming?

Hay varios enfoques que crean entornos que facilitan la implementación de la mejora continua en cualquier organización, y uno de los más utilizados es el llamado “Ciclo de Deming”, por su creador Edwards Deming.

Al ciclo de Deming también se le conoce como ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act por sus siglas en inglés), PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar por sus siglas en español), o como espiral de la mejora continua.

Entonces, ¿Qué es el ciclo PDCA en sí? Es un proceso que consta de 4 etapas cíclicas cuya finalidad radica en mantener la mejora mediante la planificación, autoevaluación y corrección. Generalmente se representa con un círculo, por su naturaleza de continuidad.

Entre las ventajas competitivas que trae su implementación se encuentran:

  • Nueva y mejor rutina en los equipos de trabajo.
  • Mejora de la gestión de los proyectos. 
  • Capacidad de desarrollar nuevos productos.
  • Realización de pruebas piloto de varios procesos. 
  • Mejora en la eficiencia.

A continuación te diremos en qué consiste cada una de las etapas.

1. Plan

En esta etapa se debe analizar el estado general de la organización y de cada uno de los departamentos. Con ello, se priorizan aquellos errores que necesitan atención inmediata, al igual que las áreas que están en buen estado pero que tienen cabida a mejoría.

La etapa de la planeación también sirve para definir —o redefinir— los objetivos tanto generales como de la mejora continua.

Pregúntate lo siguiente: ¿Hacia dónde va mi empresa en el corto, mediano y largo plazo? ¿Cómo puedo satisfacer las necesidades de mi cliente? ¿Cuál es el proceso por el cual mi industria alcanza sus objetivos? ¿Por qué quiero implementar una metodología de mejora continua?

Una vez que hayas respondido todas las preguntas que sean necesarias, te será más fácil poder definir el rumbo de tu organización.

Y, ¿cómo puedes identificar los errores y áreas de oportunidad?

Una forma muy sencilla y habitual de hacerlo es organizar varios “núcleos” o equipos de trabajo, los cuales estarán a cargo de un área en particular. Un ejemplo de ello es una institución educativa, la cual puede ser dividida mediante niveles.

Una vez que se tengan identificados los aspectos necesarios para la elaboración de un plan de acción: ¿de qué manera se va a resolver? ¿Qué herramientas se van a utilizar? ¿Cuánto tiempo llevará?

2. Do

Lo siguiente será aplicar todo aquello que se haya planeado en la primera etapa (Plan). Por consiguiente, esta etapa podrá tener una duración superior a las demás.

Aquí, es sumamente recomendable que apliques los cambios de forma controlada y no todos al mismo tiempo, pues así tendrás tiempo de verificar que funcionen correctamente y que no se entorpezcan otros procesos de tu organización. Hay que dar tiempo de estabilizar variables del proceso, monitorizar el estado y cuantificarlo.

De igual forma —dependiendo del sector—, se pueden realizar pruebas piloto para cambios muy grandes, con la finalidad de minimizar los riesgos.

Una de las partes de mayor importancia de esta etapa es “la documentación”. Esta servirá como evidencia a posteriori, dejando claro cómo es que se logra dicha calidad, tomando en cuenta tanto los experimentos exitosos como los que no funcionaron.

3. Check

El tercer paso del ciclo de Deming es el de “Verificar” o “Estudiar”, y es donde se ven los resultados de las anteriores dos etapas.

Tienes que preguntarte: ¿Qué cambios dieron resultados? ¿Cuáles fallaron? ¿Acertaron tus hipótesis? ¿Dieron resultado tal como lo esperabas o de otra forma? ¿De qué manera se puede mejorar?

Imagen de una lupa con papeles de colores

Lo más importante de esta etapa no es comprobar que se hayan obtenido resultados, sino fijarse en por qué se obtuvieron. Al comprender esto, puedes adelantarte a los hechos y evitar errores en otros procesos.

4. Act

La última parte del ciclo es la de “Actuar”, y consiste en implementar todos los cambios que se hayan determinado de las etapas previas. Si algo no funcionó como se esperaba se aplican las medidas necesarias en esta etapa.

Este, a su vez, es el inicio del siguiente ciclo, ya que—como explicamos al inicio— se trata de un esfuerzo continuo y puede entenderse como la retroalimentación del ciclo anterior.

Cabe mencionar que se deben implementar todos los nuevos conocimientos y tecnologías adquiridas, para que en el siguiente ciclo se noten las mejoras.

Metodología Six Sigma en la mejora continua

Cuando hablamos de la implantación de un sistema de mejora continua, no puede hacer falta la filosofía Six Sigma, o también conocida como Seis Sigma en español.

¿Qué es? ¿En qué consiste? Six Sigma es un método para mejorar los procesos de empresas de todo tipo, pero que cobra especial relevancia en el sector industrial. Se centra en la optimización de cada una de las partes, para que los errores del producto o servicio final sean mínimos.

Para empezar, “Sigma” —en estadística— es la desviación estándar o desviación típica representada por las letras Σ, σ, ς, y que se utiliza para medir qué tan dispersos están los datos con respecto a un requerimiento.

Entonces, entre menor sea la dispersión de los datos menor será la desviación estándar, y por lo tanto serán mejores los procesos que se están midiendo. Además, existe un concepto llamado “nivel sigma”, que se refiere a la cantidad de desviaciones estándar que caben dentro de los límites de un proceso. La meta de Six Sigma es —como su nombre lo indica— alcanzar 6 niveles sigma en todos los procesos, lo que se traduce en un rendimiento de un 99.9997%.

Beneficios de Six Sigma

El beneficio principal al aplicar esta metodología resulta en reducir el margen de error en las líneas de producción y de servicios, sin embargo, no es el único aspecto positivo que trae consigo.

Entre los beneficios más notorios puedes encontrar los siguientes:

•    Mejora la rentabilidad de la industria.

•    Mejora la calidad del producto final.

•    Optimización del consumo material al reducir los errores.

•    Minimiza los costos en las líneas de producción al reducir su margen de error.

•    Da resultados en menos tiempo que otras metodologías.

•    Facilita la detección de los principales problemas.

•    Ayuda a satisfacer al cliente con mejores productos y servicios.

Etapas de Six Sigma

Como casi todo en la mejora continua, el proceso para aplicar Six Sigma requiere de una serie de etapas y en este caso se trata de la herramienta metodológica DMAIC, que significa Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

•    Definir: En esta etapa se requiere de la conceptualización completa de los objetivos, las oportunidades, los  requerimientos, los pasos a seguir, los tipos de métricas, entre otros.

•    Medir: Aquí se recolectan los datos estadísticos y parámetros de un proceso, apoyándose en el control documental.

•    Analizar:  En esta etapa se aplican herramientas para el estudio de los resultados obtenidos en la etapa anterior. Se procede a identificar problemas derivados de la producción y se expone la causa raíz.

•    Mejorar: Aquí, se deben aplicar todas las soluciones que hayas determinado para los problemas que tienen tus procesos. Es recomendable que hagas algunas pruebas para ver su viabilidad y una vez comprobada aplicar toda la mejora.

•    Controlar: Esta es una de las etapas más importantes de toda esta metodología, pues no sirve de mucho tener las soluciones si no se controla y supervisa su aplicación. Así evitas que se creen más errores.

Imagen de una línea de producción

Metodología Kaizen

Además del ciclo de Deming y de Six Sigma existe otra metodología que también es muy efectiva en la implementación de la mejora continua: Kaizen.

¿Qué es el método Kaizen? Consiste en un sistema de gestión corporativa que mejora los procesos de cada departamento con el fin de alcanzar la perfección, y es considerado en sí como una cultura empresarial.

Dicho enfoque es originario de Japón y su nombre viene de “kai” (cambio) y “zen” (bueno).

Sus bases giran en torno a la cooperación, pues su idea es brindarle preparación al personal para que realicen pequeños cambios en sus tareas. Estas pequeñas modificaciones se traducirán en cambios positivos de mayores dimensiones, con el paso del tiempo.

Un ejemplo sencillo de cómo aplicar esta metodología es creando pequeñas costumbres como “limpiar tu lugar de trabajo al llegar y al irte de la oficina” en lugar de dejarle todo el trabajo al equipo de limpieza.

Si a lo anterior sumamos otros pequeños esfuerzos como limpiar tu computadora de archivos que ya no se utilizan, o dedicarle unos 5 minutos al día a darle mantenimiento a los softwares, podrás darte cuenta que los errores irán disminuyendo y por lo tanto la productividad aumentará.

Beneficios de Kaizen

Las empresas e industrias que utilizan Kaizen como filosofía obtienen varios beneficios, tales como los siguientes:

  • Ahorro de recursos materiales al cuidarlos más y darles mantenimiento.
  • Un cambio de mentalidad en el personal, lo que mejora en gran medida su productividad y compromiso.
  • Mejora el ambiente de trabajo y la satisfacción de los empleados.
  • Promueve el desarrollo de líderes.
  • Fomenta los valores en todo el personal.

Las 5 s de Kaizen

¿Cómo se aplica el método Kaizen? ¿Existen pautas? Sí, para facilitar su implementación existe algo llamado “las 5 s de Kaizen”, que consiste en 5 palabras japonesas:

  • Sieri (clasificar): Consiste en determinar qué cosas son necesarias y cuáles no, en los espacios de trabajo, en las plantas de producción, hasta en los medios digitales. En casi todas las organizaciones siempre se guardan cosas que resulta mejor desechar o reubicar. 
  • Seiton (ordenar): Ya que identificaste y separaste lo necesario de lo innecesario, tienes que ordenarlo. ¿Dónde resulta mejor colocar todo aquello que sí se utiliza? ¿Qué se hará con todo aquello que no sirve? ¿Se puede reciclar? 
  • Seiso (limpiar): Esta etapa es sencilla de comprender pero a la vez una de las más importantes. Se trata de mantener limpias todas las áreas de trabajo. Esto crea un mejor ambiente laboral, aumenta la vida útil de muchos aparatos electrónicos y muebles, y reduce el riesgo de accidentes.
  • Seiketsu (estandarizar): Así como en cualquier método de la mejora continua, se tienen que mantener los nuevos estándares y costumbres.
  • Shitsuke (disciplinar): Todo el personal debe adoptar la filosofía para contribuir, tanto para los antiguos como para los recién llegados. Esto no solo ayuda a mejorar la calidad de los procesos, sino que crea un ambiente de trabajo más ameno.

La mejora continua es la clave del éxito

Implementar —y mantener— un modelo de gestión orientado a la mejora continua, es una de las mejores decisiones que puede tomar cualquier organización que quiera ser competitiva, ya sea a nivel local, nacional o internacional.

En un principio, pareciera que es difícil hacerse un espacio entre las industrias exitosas de cada sector. Sin embargo, contando con objetivos claros, manteniendo una filosofía en constante actualización y enfocándote en las verdaderas necesidades de tus clientes, podrás crecer de forma constante.

¿Ya te has decidido a mejorar los procesos de tu industria? En Pragma tenemos todo lo necesario para ayudarte a alcanzar la máxima eficiencia en el menor tiempo posible.